Turnover: monitore a rotatividade da sua empresa

Indicador de turnover é um índice que mede a taxa de rotatividade de funcionários de uma organização. Ou seja, em termos quantitativos, é o fluxo dos funcionários que entram e saem de uma determinada empresa, num dado período de tempo.

A rotatividade de funcionários sai bem cara à empresa, mais do que os gerentes costumam imaginar. As estimativas chegam a bilhões de reais ao ano! Além do mais, não se trata apenas de gasto financeiro. O verdadeiro prejuízo da rotatividade envolve despesas mais difíceis de mensurar.

Por exemplo, perda de produtividade, erros cometidos em decorrência da sobrecarga de trabalho aos que ficaram, ineficiência inicial do funcionário recém contratado, etc.

Portanto, gestores precisam se atentar para esses dados. Espera-se que saibam medir e calcular o índice de rotatividade, que entendam quais são os problemas e onde eles vêm.

E mais importante que isso: tenha as ferramentas para resolvê-los.

Por que a rotatividade é ruim para a empresa?

O turnover é prejudicial para uma empresa por uma série de motivos. Começando pela perda de talentos que, em longo prazo, poderiam trazer ótimos resultados para o negócio.

Também há o malefício dos custos financeiros, tanto para a contratação do colaborador, quanto para o encerramento do contrato. Aqui é importante planilhar todos os gastos deste o processo de recrutamento até a quitação de possíveis despesas trabalhistas.

Também há o custo de treinamento do colaborador, que envolve dinheiro e tempo.

Quando há turnover, o funcionário ainda leva seu conhecimento junto e poderá favorecer uma empresa concorrente.

Ao mesmo tempo, a rotatividade gera um “buraco” na equipe e a produtividade do negócio cai. Sem contar que ainda pode ser difícil encontrar profissionais com as aptidões necessárias para o cargo.

Neste sentido, é extremamente importante que você adote um modelo de contratação que leve em conta o perfil comportamental da vaga e do candidato, encontrando a pessoa certa para aquela necessidade da sua empresa.

Trata-se de um estudo que avalia as qualidades técnicas e também as características de cada indivíduo e como estas se combinam com a equipe, com a cultura da empresa e com as metas do negócio. Invista já em um recrutamento inteligente!

Impactos financeiros decorrentes de alta rotatividade

Como já foi dito no começo do texto, os custos associados a uma elevada taxa de rotatividade são enormes! Apesar disso, as organizações tendem a subestimá-los. Sabe-se lá por quê! Talvez seja hora de adicionar a coluna “despesas em turnovers” no fluxo de caixa da empresa, não é mesmo?

De qualquer forma, quando falamos sobre impactos financeiros decorrentes da elevada taxa de rotatividade, devemos nos atentar aos gastos diretos e, principalmente, aos indiretos.

Os diretos são fáceis de medir. Mas e os indiretos? É aí que a coisa pega! Estes requerem um olhar mais astuto do RH. Caso contrário, a organização não conseguirá compreender, de fato, o cenário causado por um descontrolado índice de turnover.

O custo real da rotatividade é muito maior do que o simples custo de reposição de funcionários.

Estudos da SHRM e do Instituto Saratoga estimam que, quando todos os custos diretos e indiretos são levados em conta, o custo médio da rotatividade pode chegar a duas vezes o salário anual dos funcionários! Duas vezes!

Ou seja, já está na hora de dar valor a essa questão de uma vez por todas, não é mesmo? Não devemos medir esforços para diminuir essa taxa turnover de funcionários.

Vamos, então, fazer uma listinha para deixar claros os fatores principais desses custos.

Custos diretos e indiretos associados ao turnover

Basicamente, são quatros os componentes majoritários associados ao custo de rotatividade:

Pessoal

Há um custo na admissão e contratação de um funcionário. Com sua saída, a organização precisa gastar uma quantia semelhante para contratar um substituto ao cargo.

Produtividade

Um impacto gigantesco é a momentânea perda de produtividade do setor. Aqueles que continuaram na empresa são usados como uma espécie de funcionário-tampão, ficando sobrecarregados pelo serviço adicional (que nem sempre é da sua competência). Às vezes, é necessário até o pagamento de horas extras a esses colaboradores.

Treinamento

Mesmo quando são contratados funcionários extremamente capacitados e direcionados, não podemos dizer que já entrem 100% produtivos desde o princípio.

Eles precisam, pelo menos, conhecer a organização mais a fundo, entender seus processos. Na maioria das vezes, é necessário algum tipo de treinamento sobre o sistema, sobre os produtos da empresa e/ou as funções que vai realizar.

Portanto, novo investimento (inclusive de tempo) em treinamento, integração, orientação e desenvolvimento.

Efeitos internos

Estes são os danos mais negligenciados. Não deveriam, pois são importantíssimos!

Quando o turnover é alto, há problemas como abaixamento da moral dos funcionários, prejuízo na reputação da empresa, perturbação entre departamentos e mancha no reconhecimento da cultura organizacional.

Além disso, o relacionamento com o cliente pode ficar comprometido, com atrasos na solução, no produto e nos projetos.

E qual a melhor forma de evitar isso tudo? Reduzindo o turnover de funcionários! Não há muito mais a ser feito para mitigar esses custos.

Qual é o índice de rotatividade ideal?

O índice de rotatividade ideal em uma companhia varia entre 5 e 10 % ao mês. Mais do que isso, o turnover é considerado alto.

Além desse índice, vale a pena entender de que forma a rotatividade mais acontece na sua empresa: os funcionários são desligados (demissões) ou são saídas involuntárias (com pedidos de demissão)?

Como citado antes, cada um desses tipos de turnover vai indicar um ponto central para ser trabalhado dentro da empresa. Ou seja, para cada situação uma medida deverá ser tomada, como melhoria no ambiente de trabalho, na comunicação interna ou ainda no processo de recrutamento.

Como calcular o turnover?

Como dissemos, podemos calcular matematicamente o indicador de turnover. Transformá-lo em número é um bom jeito de ter uma visão mais analítica da questão. Podemos calcular 4 taxas distintas: taxa de rotatividade, taxa de rotatividade de novos contratados, taxa de retenção e taxa de funcionalidade da rotatividade.

Taxa de rotatividade

Taxa de Rotatividade = (nº de desligamentos por ano ÷ média de funcionários ativos no mesmo ano) x 100.

Por exemplo: Uma organização com 100 funcionários contrata 10 novos funcionários durante o ano. Quatro (4) funcionários saem durante o ano, independentemente de quando foram contratados. A taxa de rotatividade dessa organização seria: (4 ÷ 110) x 100 = 3,6%.

Este é um bom índice para comparar benchmark do setor. Porém, ele falha em capturar muitas informações sobre a saúde da organização. Por quê? Ora, simples. Se no exemplo acima os quatro ex-funcionários tivessem entrado na empresa há menos de um ano, o impacto seria bem diferente daquele causado pela saída de funcionários com 10 anos de empresa.

Taxa de rotatividade de novos funcionários

Taxa de rotatividade de novos contratados = (nº de rescisões no primeiro ano ÷ número de novas contratações) x 100.

Por exemplo: Uma organização com 100 funcionários contrata 10 novos funcionários dentro de um ano. Quatro (4) funcionários saem durante o ano, sendo um (1) deles um desses 10 novos contratados. A taxa de rotatividade dessa organização seria a mesma de antes: (4 ÷ 110) x 100 = 3,6%. No entanto, a taxa de rotatividade de novos contratados seria (1 ÷ 10) x 100 = 10%.

Desse modo, um cálculo ainda mais revelador é a taxa de rotatividade de novos contratados. Esse índice se concentra em quantas pessoas foram contratadas em um ano e quantas delas deixaram a organização nos anos subsequentes.

Quando os funcionários saem dentro de um curto período de contratação, as organizações podem não ter tido tempo suficiente para recuperar o investimento.

Uma alta taxa de rotatividade de novos contratados geralmente está relacionada a problemas com o processo de seleção, como a escolha de candidatos não qualificados, ou que têm baixo fit cultural.

Portanto, observamos que a taxa de rotatividade de novos contratados é quase três vezes maior que a taxa de rotatividade padrão. Embora o tamanho da amostra seja bem pequeno, isso pode indicar um problema no processo de seleção.

Taxa de retenção

Embora a taxa de rotatividade anual seja uma estatística útil, combiná-la com a taxa de retenção é um ótimo jeito de ter mais insights sobre o que realmente está acontecendo. Para o cálculo da taxa de retenção, consideramos sempre um período fixo de tempo. Logo, uma taxa de retenção de um ano calcula a porcentagem de indivíduos que ainda estão na organização após um ano.

Taxa de retenção de um ano = (nº de pessoas contratadas no ano de referência que ainda empregadas atualmente ÷ Pessoas contratadas no ano de referência) x 100.

Complicou? Tudo bem, vamos descomplicar! A fórmula é mais simples do que parece.

Por exemplo:

2017: a empresa contratou 12 pessoas.

2018: ainda estão empregadas 8 dessas pessoas.

2019: ainda estão empregadas 6.

2020: ainda estão empregadas 4.

Portanto, teremos:

1º ano – Taxa de retenção = (8 ÷ 12) x 100 = 67%

2º ano – Taxa de retenção = (6 ÷ 12) x 100 = 50%

3º ano – Taxa de retenção = (4 ÷ 12) * 100 = 33%

Perceba que a organização perdeu 4 pessoas no primeiro ano, apenas 2 no segundo ano e 2 no terceiro ano. Contudo, a taxa de retenção de três anos é menor que a taxa de retenção de um ano.

Essa aparente contradição aponta para uma característica importante: quanto maior o período, menor a taxa de retenção. Logo, a taxa de retenção por um período de tempo específico (p. ex., 3 anos) nunca pode ser superior à do período anterior (p. ex., 2 anos). Pode ser igual, se ninguém sair entre o segundo e o terceiro anos, mas nunca maior.

Taxa de funcionalidade da rotatividade

Bom, como já dissemos, há uma grande diferença entre a saída de funcionários novos da empresa e a saída de funcionários experientes.

Agora, mais diferente ainda é comparar a saída dos funcionários de baixa performance com funcionários de alta performance.

Imagine se, de repente, da noite para o dia, saírem 5 funcionários excelentes da sua companhia. Vai ser um choque, não? É por isso que pensaram em uma maneira de calcular essa taxa.

Taxa de Funcionalidade = (nº de low performers que saem – nº de high performers que saem) ÷ nº total de funcionários que saem.

Por exemplo:

A empresa A tem 100 funcionários e 15 deles deixam a empresa, dos quais 5 são de alta performance e 10 são de baixa performance. Portanto, a taxa de funcionalidade será de (10 – 5) ÷ 15 = 33%.

Agora, se tivermos uma empresa B com 100 funcionários e 15 deles também deixam a empresa. Porém, dessa vez, 10 são de alta performance e 5 são de baixa performance. A taxa de funcionalidade será de (5 – 10) ÷ 15 = – 33%.

Portanto, uma taxa positiva de funcionalidade significa que está saindo mais gente “ruim” do que gente “boa”. Então, isso não necessariamente é um problema. Na verdade, a taxa positiva indica que a empresa está substituindo seus low performers por outros funcionários. Na maior parte das vezes, isso é algo extremamente positivo para a organização.

Já o índice negativo indica que a empresa está perdendo os seus high performers, e isso é certamente um problema a ser reparado!

Como reduzir o turnover na empresa?

Melhorar o processo seletivo é uma solução possível para reduzir o turnover. Mas, certamente, sozinha ela não fará milagres!

Claro que o RH deve ficar atento às questões de cultura organizacional, mapeamento de perfil e potencial dos candidatos. Como dissemos, estruturar um processo de recrutamento e seleção é absolutamente fundamental! Mas nem tudo pode ser resolvido com uma boa seleção.

Ou seja, a rotatividade é todo um processo, e não apenas um evento isolado. Contratar funcionários com alto potencial em um ambiente ruim pode contribuir com o turnover.

Por isso, o clima organizacional é um dos fatores que mais pesam quando high performers decidem abandonar o barco precocemente. É bom ficar atento a essa questão.

Agora, uma solução interessantíssima é fazer com que os gerentes acompanhem de perto os passos da sua equipe. Entendam as dores dos funcionários, saibam conduzi-los pelos melhores caminhos e consigam desenvolvê-los dentro da organização.

Talvez um funcionário precise de algum treinamento, antes que os procedimentos da sua função mudem tanto que, não conseguindo acompanhar, ele desanime. Ou então talvez um high performer esteja ficando mais e mais descontente com sua remuneração, e comece a procurar outras oportunidades.

Orientação eficaz, processos de integração e treinamento são cruciais para manter o talento. Se esse encaminhamento for deixado de lado, novas contratações continuarão ocorrendo em curtos períodos de tempo.

A importância de um indicador de turnover

Rotatividade excessiva dentro de uma organização é, em geral, um problema. Dispendiosa, trabalhosa, exaustiva e chata.

Com poucas exceções, a melhor forma de lidar com ela é simplesmente evitá-la. Então, se você ainda não dá a devida importância a essa questão, melhor repensar as suas prioridades para ontem.

Um indicador de turnover fornece ferramentas com as quais se pode reparar problemas tremendamente comuns. Estruture seu processo seletivo, mapeie o perfil, a motivação e os valores culturais do seu candidato.

E, após contratado, acompanhe seus caminhos dentro da organização. Dê a ele a chance de se desenvolver plenamente, ouça seus anseios e suas dificuldades.

Se está com problemas de turnover na sua empresa, a TeamHub pode ser a solução para o seu negócio. Nos chame para saber mais!