Como trabalhar com equipes em Home-Office

Ao mesmo tempo em que muitos trabalhadores ao redor do mundo que raras vezes trabalham de casa precisaram se adaptar devido a pandemia da COVID-19, os gerentes enfrentam um desafio enorme para auxiliar as suas equipes a manter a efetividade enquanto todos se adequam a um novo modo de trabalho.

Liderar uma equipe com pouco contato pessoal, principalmente se ela não está acostumada com isso, é algo complexo, mas as estratégias a seguir podem auxiliar na administração de um time de forma remota e ajudar a todos se sentirem produtivos e conectados.

Estabeleça expectativas razoáveis

Em tempos, tais como o qual estamos vivendo, a possibilidade de trabalhar de maneira remota pode significar mais facilidade para quem se preocupa em precisar se locomover no transporte público, trabalhar em escritórios com muitas pessoas ou mesmo em evitar transmitir a COVID-19 para alguém, sem ter consciência disso.

No entanto, é um cenário em que os profissionais mais dedicados podem se tornar viciados pelo trabalho, além das complicações de quem precisa compartilhar o espaço de trabalho com a família ou para quem possui crianças pequenas que também estão em casa. Portanto, procure estimular a equipe a gerenciar o tempo da melhor forma.

Deixe claro aos funcionários o que você espera deles durante o trabalho remoto. Também elabore uma rotina produtiva. Você pode oferecer, por exemplo, ferramentas para organizar o planejamento e execução das atividades, a produtividade e as entregas.

É de importância que os funcionários possuam formas descomplicadas de entrar em contato com consultores, equipes e departamentos.

É necessário que o gestor exerça a escuta ativa, de modo a acolher as apreensões e obstáculos, esclarecendo dúvidas com tolerância e incentivo.

Incentive os funcionários a desenvolverem uma rotina própria

Uma boa forma de ajudar seus funcionários a gerir o próprio tempo é estimulá-los a criar uma rotina que funcione para eles. O profissional deve acordar e se organizar como se fosse à empresa presencialmente. 

Depois, se possível, deve-se definir um local de trabalho em casa que não seja o quarto ou o sofá. Além disso, é bom que seja um ambiente em que os outros membros da família não estejam tão próximos.

Também é bom incentivar que conversem com seus familiares para que, enquanto estiverem ali, entendam que estão trabalhando. Lembre-os também da importância de se fazer pausas e se levantar da mesa, para evitar esgotamentos.

Defina seus próprios horários de início e término de expediente, fazendo com que o resto da equipe o acompanhe, e se certifique para que respeitem esses horários.

Evite contatar os trabalhadores em horário que não seja o do escritório, na medida do possível. Também não exija ou espere uma resposta nos horários em que seu time está fora do ar. 

Desenvolva normas de trabalho e ferramentas

Além dos horários de trabalho que cada um deve cumprir, incluindo os intervalos para almoço, alinhe as expectativas com o tempo de resposta, como um e-mail que deve ser respondido em até 30 minutos.

No caso das reuniões à distância, avise quais ferramentas pretende usar: telefone, mensagem instantânea ou videoconferência, além de qual forma, ou por qual aplicativo serão feitas. Se houver algum projeto que exija a participação de todos durante o horário comercial, deixe claro que será preciso permanecer em uma ‘sala da equipe’, ao vivo, durante o período de trabalho. 

Mantenha-se próximo da equipe, sem exageros

Elabore um calendário para sua equipe, determine horários para que todos se reúnam, de forma online, e para reuniões individuais.

Além disso, defina como e quando a equipe pode se comunicar com você durante a jornada de trabalho. Afinal, os trabalhadores externos não poderão passar por seu escritório para questionamentos ou receber feedbacks.

É importante que os funcionários não sintam que estão trabalhando em uma ilha por estarem trabalhando de casa.

Além de reuniões individuais ou em grupo que for programar, tente manter contato com todos ao menos uma vez por dia, com mensagens instantâneas, por e-mail ou mesmo uma ligação breve.

Compartilhe os principais tópicos discutidos após cada reunião, individual ou em grupo. Quando houver decisões que envolvam toda a equipe, deixe todos a par delas, para manter a confiança.

No entanto, se atente com o excesso de controle. Quem trabalha à distância precisa se certificar que seu gerente confie que o time irá produzir como se estivesse no escritório, nos mesmos horários, prazos e mantendo a produtividade.

Ao se manter por perto excessivamente, sem necessidade, apenas para verificar como estão trabalhando, seus funcionários podem acabar sentindo que não confia neles.

Conheça ferramentas que facilitaram o convívio online

Além de reuniões por videoconferência, utilize outras ferramentas para promover o engajamento da equipe, como Trello, Slack, Asana ou ferramentas parecidas. Isso vai auxiliar na promoção da conversa.

Defina quais serão as ferramentas padrão, para evitar confusão e confie que irão manter o trabalho e que, em caso de dúvidas, irão perguntá-las.

Ofereça infraestrutura para o trabalho

Para se certificar que haverá êxito nos resultados, lembre-se de oferecer infraestrutura para seus funcionários, assim como:

• Instalar, liberar acesso e testar as ferramentas de colaboração digital que mais condizem com a equipe;
• Elaborar um modo de garantir que as regras para a equipe sejam cumpridas, sem causar constrangimento ao time; 
• Oferecer internet de alta velocidade para melhor execução do trabalho;
• Iniciar, organizar e atualizar com frequência pastas compartilhadas (como o Google Drive, por exemplo)
•  Configurar as ferramentas que serão usadas para alinhar tarefas de modo simples e objetivo para o entendimento da equipe

Continue aprendendo!

Os desafios na gestão de pessoas é constante e você pode se deparar com situações que ainda não se deparou ou com a mesma várias vezes, apenas de formas variadas.

No blog da TeamHub você encontra diversas formas e ferramentas para ajudá-lo a exercer sua função de gestor com excelência!