Canvas Organizacional 2.0: O que é e como aplicar + White Paper

Realizar uma boa estruturação de empresa não é algo fácil, seja em empresas grandes ou pequenas. Vemos evidências disso em todos os lugares que olhamos.

A longevidade corporativa vem diminuindo. O envolvimento dos funcionários é mínimo. E as demissões em massa estão a todo vapor.

Pensamentos como: “Precisamos ir mais rápido”, “Ser mais inovadores”, “Tomar decisões melhores”, “Tenha espírito de dono”, “Perder menos tempo”, estão cada vez mais presentes dentro das organizações.

Mas um ponto para entender tudo o que está acontecendo dentro do seu negócio vem sendo negligenciado:

Parar, respirar e olhar atentamente para o ambiente da sua empresa e refletir sobre quais são os impactos da Cultura Organizacional na performance do seu negócio.

Existe um gargalo muito grande sobre o que é o alvo, sobre o que é feito para atingi-lo, o que é desejado e o que é vivido. Já pensou nisso?

Nesse conteúdo vamos abordar como o Canvas Organizacional – Operating System Canvas (OS Canvas) pode apoiar na sua empresa.

O Sistema Operacional Organizacional

Cada equipe tem em seu cerne um conjunto de suposições, crenças, princípios, práticas, processos e políticas que atuam como a base sobre a qual o trabalho diário se desenvolve.

Esse é o tal do sistema operacional (SO) — uma coleção de restrições implícitas e explícitas que moldam a forma como operamos.

Este “DNA” organizacional é tão difundido, inquestionável e profundamente enraizado que às vezes nem percebemos.

Mas esse sistema não precisa ser assim tão rígido. O DNA Organizacional é vivo. E pode ser moldado. Isso mesmo.

A partir disso a TeamHub traz para você o Canvas Organizacional 2.0 que conta com 12 parâmetros que servem para reflexão e reestruturação operacional em uma empresa

Explorando o Canvas Organizacional 2.0

O canvas direciona as equipes que considerem, muitas vezes pela primeira vez, por que trabalham do jeito que trabalham.

E isso pode nos forçar a confrontar o delta entre nossas suposições, nossas crenças e nossa realidade.

Por que esse processo ou política existe? Fazemos o que dizemos que fazemos? Já consideramos isso antes? O canvas pode provocar uma conversa, e essa conversa pode provocar uma mudança.

A seguir estão definições e amostras de instruções para cada dimensão do canvas para te ajudar a começar.

Propósito

Como nos orientamos e conduzimos; a ‘razão do existir’ que está no centro de qualquer organização, equipe ou indivíduo.

• Qual é a nossa razão de existir?
• O que é significativo em nosso trabalho?
• Como nosso propósito nos ajuda a tomar decisões?

Autoridade

Como compartilhamos o poder e tomamos decisões; o direito de tomar decisões e agir ou obrigar outros a fazerem o mesmo.

• Quem pode dizer aos outros o que fazer?
• Como tomamos decisões importantes?
• O que é seguro tentar? O que não é?

Estrutura

Como nos organizamos e trabalhamos em equipe; a anatomia da organização; redes formais, informais e de criação de valor.

• O que é centralizado? O que é descentralizado?
• Dentro das equipes, como abordamos as funções e responsabilidades?
• Como nossa estrutura aprende ou muda com o tempo?

Estratégia

Como planejamos e priorizamos; o processo de identificação de fatores críticos ou desafios e os meios para superá-los.

• Quais são os fatores críticos que significaram a diferença entre o sucesso e o fracasso?
• Como desenvolvemos, refinamos e atualizamos nossa estratégia?
• Como usamos a estratégia como filtro e motor no dia a dia?

Recursos

Como investimos nosso tempo e dinheiro; a alocação de capital, esforço, espaço e outros ativos.

• Como alocamos fundos, esforço, espaço e outros ativos?
• Como a estratégia e o planejamento influenciam a alocação de recursos?
• Como nossa abordagem nos permite responder a eventos emergentes?

Inovação

Como aprendemos e evoluímos; a criação de algo novo; a evolução do que já existe.

• Quem participa da inovação? Quem tem o direito de inovar?
• Qual é o papel do fracasso e do aprendizado na inovação?
• Como equilibramos prazos curtos e longos?

Fluxo de Trabalho

Como dividimos e fazemos o trabalho; o caminho e o processo de criação de valor.

• Qual é a relação entre nosso fluxo de trabalho e nossa estrutura?
• Como mantemos a visibilidade em todos os nossos projetos?
• Como os projetos são iniciados, cancelados ou concluídos?

Encontros

Como nos reunimos e coordenamos; as muitas maneiras pelas quais membros e equipes se reúnem.

• Cada uma de nossas reuniões tem um propósito e uma estrutura claros?
• Como as reuniões são facilitadas e documentadas?
• Como podemos melhorar ou eliminar as reuniões que não estão mais nos servindo?

Informação

Como compartilhamos e usamos dados; o fluxo de dados, percepções e conhecimento em toda a organização.

• Que informações são compartilhadas livremente?
• Que informações são contidas ou controladas?
• Quais ferramentas, sistemas ou fóruns oferecem suporte ao armazenamento e compartilhamento?

Pertencimento

Como definimos e cultivamos relacionamentos; os limites e condições para entrar, permanecer e sair de equipes e organizações.

• Como um cargo ou posição (na organização ou equipe) é obtido? Como é renunciado? Como é eliminado?
• O que todos os membros esperam uns dos outros?
• Como os membros se movem entre as equipes e outros limites?

Competência

Como crescemos e amadurecemos; a jornada de autodescoberta e desenvolvimento; nossa abordagem para estimular o talento, as habilidades e a competência.

• Qual é a nossa abordagem para aprendizagem e desenvolvimento?
• Como damos e recebemos feedback?
• Como a competência influencia os papéis que desempenhamos?

Remuneração

Como pagamos e compensamos; salários, vencimentos, bônus, comissões, benefícios, gratificações, lucros e patrimônio líquido recebidos por participação na organização.

• Qual é a nossa abordagem em relação à remuneração?
• Que mecanismos implementados para reduzir o ‘viés’/parcialidade na remuneração?
• Como as mudanças na remuneração são iniciadas e conduzidas?

Como utilizar o Canvas Organizacional 2.0

Aqui estão algumas instruções breves que o ajudarão em seu caminho na construção do Canvas.

Setup

Reserve um ambiente silencioso e espaçoso com pelo menos uma grande janela ou parede vazia. Convide sua equipe ou um grupo de no máximo quinze participantes interessados de toda a empresa.

Imprima uma cópia grande em tamanho de pôster do Canvas 2.0 e pendure-a na parede antes da sessão. Forneça dois blocos de post-its (amarelo e verde) e um pincel/ marcador para cada participante.

Check-in

Peça a cada participante para “dar entrada” na reunião respondendo à seguinte pergunta: O que tem a sua atenção? Instigue o grupo pela vulnerabilidade e fraqueza. Guie sendo o primeiro a fazer o check-in.

Introdução

Apresente aos participantes o conceito de sistema operacional organizacional que citamos acima.

Tensões

Peça a todos para gerar uma lista das tensões que estão sentindo no dia a dia com base nas seguintes perguntas:

• O que está impedindo você (ou sua equipe) de fazer seu melhor trabalho?
• O que está retardando você (ou sua equipe)?
• Qual é o nosso maior problema como organização?
• Peça a cada participante para escrever cada uma de suas tensões em uma nota adesiva amarela (uma por nota), com uma meta de pelo menos cinco por pessoa.

Pontos positivos

Peça a todos para gerar uma lista das coisas que estão indo bem com base nas seguintes perguntas:

• O que está funcionando?
• O que está permitindo que você faça seu melhor trabalho?
• O que está acelerando você (ou sua equipe)?
• O que está ajudando você a tomar decisões melhores?
• Do que você se orgulha sobre a forma como trabalhamos?
• Qual é a nossa maior força como organização?

Peça a cada participante para escrever cada ponto positivo em uma nota adesiva verde (uma por nota), com uma meta de pelo menos cinco por pessoa.

Posicionamento

Agora, peça a cada pessoa que coloque suas tensões e pontos positivos na tela, onde sentir que o assunto está mais fortemente enraizado.

À medida que colocam cada um, peça-lhes que deem uma breve explicação ao grupo.

Permita a noção de que algumas tensões e pontos positivos pertencem a múltiplas dimensões. Permita perguntas e respostas.

Discussão

Uma dimensão de cada vez, discuta as tensões que foram colocadas na tela e identifique temas e padrões. Como grupo, pergunte-se:

• Por que essas questões estão presentes agora?
• Quais estruturas, regras ou processos subjacentes estão contribuindo para elas?
• Que comportamento, atitudes e suposições pessoais estão contribuindo para elas?
• Como as tensões em diferentes dimensões estão conectadas?
• Existem padrões maiores presentes na tela (por exemplo, temos confiança limitada, então reservamos todas as decisões para a gerência, então temos muitas reuniões com pessoas pedindo permissão)?

Sentindo

Com base em tudo que vocês ouviram, pergunte ao grupo o que eles gostariam de mudar. O que eles viraram de cabeça para baixo? Que adição ou subtração pode desbloquear outras possibilidades?

Registre quaisquer intenções ou próximas ações e use-as como alimento para seus primeiros experimentos. Comece pequeno. Mas não espere. Seja corajoso.

Agora que você sabe como usar o Canvas Organizacional 2.0 baixe ele aqui em alta qualidade para impressão.