Quais são as funções do Departamento Pessoal?

Quais são as funções do Departamento Pessoal?
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Muitas pessoas confundem as atuações que envolvem os setores de Recursos Humanos (RH) e de Departamento Pessoal (DP). Isso ocorre por eles estarem interligados pela atuação direta com aspectos da vida dos colaboradores e serem unificados em algumas empresas.

As semelhanças entre os setores terminam justamente aí. Se você também não consegue compreender quais são as funções do Departamento Pessoal, conhecido por muitos apenas por sua sigla DP, este artigo pretende eliminar as suas principais dúvidas. Boa leitura!

Muitas vezes confundido com o RH, o Departamento Pessoal é parte fundamental da estrutura de um negócio, independente do porte da empresa. Os funcionários deste setor são responsáveis por lidar com todas as questões burocráticas relacionadas ao capital humano.

Entre as funções do Departamento Pessoal estão a contratação, desligamento, assuntos relacionados a rescisão, negociação salarial, férias e licenças, por exemplo.

Se essa é a sua primeira vez aqui no blog, nós somos a TEAMHUB, uma empresa especializada em diagnosticar a cultura organizacional das instituições e recomendar/ promover mudanças para que as metas do negócio sejam alcançadas.

Veja quais são as funções do Departamento Pessoal

As ações realizadas pelos profissionais do DP são guiadas sempre pelas leis trabalhistas. Algumas delas são comuns e frequentes, outras fogem do roteiro habitual e mudam de acordo com os acontecimentos internos durante o mês.

Por exemplo, entre as funções do Departamento Pessoal que fogem à rotina estão novas demissões e contratações que acontecem sem um planejamento prévio, antecipação de férias e licenças, coisas que não são totalmente controladas.

Inclusive, algumas empresas contam com alto índice de turnover que pode esconder um problema de fit cultural. Ou seja, funcionários em jornadas desconectadas do objetivo da empresa

Logo, se você atua no Departamento Pessoal e percebeu que o tempo de permanência está baixo e existe um excesso de gasto com contratação, treinamento e demissão, é hora de ligar um alerta para que seja dada atenção ao clima e a cultura organizacional. Este gesto pode fazer a empresa economizar tempo e dinheiro e crescer com maior velocidade!

Para te ajudar a entender quais são as funções do Departamento Pessoal, abaixo selecionamos sete delas, com uma breve explicação de cada atividade para que fique mais claro entender o que o setor faz.

Admissão

A primeira coisa da qual o DP é responsável é a contratação de colaboradores. O departamento deve resolver toda a parte burocrática que envolve a entrada de um novo funcionário.

Solicitar documentos, assinar contrato, carteira de trabalho, seguro de vida, providenciar uniforme, EPI, crachá, cartões de benefícios, dados bancários e orientar exame admissional estão entre as funções do Departamento Pessoal.

Cabe ao setor também fazer o registro do funcionário no Ministério do Trabalho e gerar o seu número para o sistema de controle de ponto.

Demissão 

Assim como na entrada, todo o processo de saída do funcionário é feito pelo DP. O setor cuidará dos trâmites para rompimento do contrato, a realização do exame demissional e a baixa na carteira de trabalho.

Será o Departamento Pessoal que, junto à contabilidade, dará andamento aos cálculos dos valores de rescisão, o acerto de contas e outros procedimentos relacionados à demissão.

Apuração de ponto

Essa é uma atividade que, na maioria das empresas, deixou de ser humana, mas cabe ao Departamento Pessoal avaliar os dados coletados e tomar as devidas providências em cada situação.

Existem vários sistemas que fazem o controle da jornada e indicam ao DP quando um funcionário está com excesso de hora extra ou não cumpriu a sua carga mensal, falha no cumprimento dos horários ou outras ocorrências.

O controle do ponto envolve, em diversas atividades, o pagamento de hora extra ou mesmo para estabelecer o valor final do salário do colaborador que recebe por hora trabalhada.

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Setores com excesso de hora extra indicam que a demanda é maior e que pode afetar a qualidade do serviço prestado, comprometendo a eficiência. Por isso, o Departamento Pessoal monitora e avalia se o caso é pontual ou se é hora de promover mudanças e fazer novas contratações.

Folha de pagamento

Entre as funções do Departamento Pessoal está o cuidado para que a folha de pagamento seja processada de forma correta, dentro do prazo acordado em contrato e também corrigir eventuais problemas de valores e de dados bancários.

Novamente, a tecnologia já atua neste sentido para automatizar o processo, mas o cadastramento inicial e possíveis ajustes sempre são tarefas que serão desempenhadas pelo profissional do DP.

É o trabalhador do setor que vai checar os débitos e créditos de cada colaborador e fazer os lançamentos necessários para processar a folha de pagamento mensal e também a quinzenal (o famoso vale).

Inclusive, o Departamento Pessoal precisa apurar também os benefícios e comissões para cada colaborador tem direito e também comunicar a previsão das contas mensais para o setor financeiro.

A folha ainda pode incluir o pagamento de férias e décimo terceiro, se for o momento destes benefícios ao trabalhador.

Benefícios para funcionários

A implementação de novos benefícios aos colaboradores é feita pelo Departamento Pessoal. A negociação pode até ocorrer com sindicatos, com os gestores, mas a efetivação é aplicada pelo DP.

Será o setor que irá cadastrar os funcionários que terão direito a estacionamento, a plano de saúde, seguros e reembolsos, cuidará de eventuais descontos e até a contratação de empresas terceiras para fornecimento de tais benefícios.

Entre as funções do Departamento Pessoal está orientar e tirar quaisquer dúvidas dos colaboradores que envolvam benefícios, inclusive sobre a qualidade do serviço prestado pelas empresas contratadas.

Férias e licenças

O controle sobre o período de férias para que a empresa não seja multada é feito pelo DP. É ele também que homologa os pedidos feitos pelos colaboradores ou indica aos gestores a inconsistência de agendas para que um setor não perca muitos trabalhadores ao mesmo tempo.

Na hora do colaborador tirar algum tipo de licença, como é o caso da maternidade, ou mesmo após um acidente de trabalho é o Departamento Pessoal que cuidará de todo o processo.

Entre as funções do Departamento Pessoal neste caso incluem o cálculo do período da licença, dos valores que serão pagos, as respectivas datas de início e fim, dentre outras informações.

Também vai ser o DP o responsável por orientar o colaborador sobre esse período de férias e licença, explicar os valores pagos e garantir que não haja dúvidas ou problemas que resultem em processo trabalhista.

Documentos trabalhistas

Como você viu até aqui, o Departamento Pessoal é responsável por todo o processo burocrático relacionado à vida de cada colaborador de uma empresa, inclusive após o encerramento do contrato.

Isso inclui também lidar e registrar os documentos obrigatórios por lei, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), recibo de 13º salário, recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD), dentre outros.

Podemos concluir que entre as funções do Departamento Pessoal está a de cuidar de todas as burocracias para manter a empresa dentro da lei nos temas que envolvem o colaborador.

O setor deve atuar em conjunto com os profissionais do Recursos Humanos para que os trabalhadores sejam assistidos da melhor forma e possam produzir o que a empresa espera deles.

Se algo está em desarmonia dentro do DP é possível perceber excesso de demanda com recrutamento, demissão e treinamentos, que tal fazer uma avaliação completa da cultura e do clima organizacional? Este tipo de estudo pode indicar soluções práticas para os problemas enfrentados.

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